Definisi Dan Sistem Perkantoran

Sistem Perkantoran J.C Denyer mendefinisikan sistem perkantoran yaitu urutan baku operasi-operasi dalam suatu kegiatan perusahaan/organisasi dan berkenaan dengan operasi operasi itu dilaksanakan (metode) maupun bilamana dan dimana dilaksanakannya.

Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian mekanisme yang telah menjadi contoh kebulatan (baku), tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan atau fungsi pokok dalam suatu organisasi/perusahaan.

Setiap sistem perkantoran meliputi sejumlah mekanisme perkantoran (office procedures) dan sesuatu mekanisme biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran (office methods). G.Terry mendefiniskan mekanisme perkantoran sebagai rangkaian langkah ketatausahaan yang bertalian, biasanya dilakksanakan oleh lebih dari satu orang yang membentuk suatu cara yang diterima dan menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap acara perkantoran yang penting dan menyeluruh. Prosedur diperoleh dengan pra perencanaan banyak sekali langkah yang dianggap perlu untuk menuntaskan pekerjaan.

Menurut J.C Denyer ada sebelas prinsip umum sistem perkantoran berikut ini :

1. Sistem perkantoran harus memiliki suatu arus kerja yang lancer tanpa terjadi hambatan
2. Sistem perkantoran dilarang terjadi adanya kekembaran kerja dan warkat
3. Sistem perkantoran harus apat menjaga supaya menjadi minimum arus perjalanan yang mondar-mandir
4. Sistem perkantoran harus sanggup menghindari tulis menulis yang tidak perlu
5. Sistem perkantoran harus apat memanfaatkan sebaik-baiknya kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan pekerjaan
6. Sistem perkantoran haraus sanggup menjaga sehingga jumlah pekerjaan engan perbekalan kertas yaitu minimum.
7. Sistem perkantoran harus menerapkan pinsip administrasi menurut pengecualian (principle management by exception)
8. Untuk terciptanya mekanisme rutin yang tetap, pengecualian hukum perlu diusahakan sesedikit mungkin
9. Sistem perkantoran harus sanggup menghindari pengecekan yang tidak perlu
10. Sistem perkantoran harus sanggup memanfaatkan sebaik-baiknya sarana (mesin dll) secara optimal tidak berlebihan.
11. Sistem perkantoran harus ber-asaskan kesederhanaan, jangan rumit, sederhana dalam arti kata gampang dimengerti dan dijalankan.

Kemudahan Yang Didapat Dalam Sistem perkantoran

1. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya
2. Pencegahan penulisan, gerakan atau kegiatan tidak perlu.
3. Berusaha mendapat arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya rintangan-rintangan.
4. Mencegah duplikasi pekerjaan, terutama formulir-formulir.
5. Hendaknya tidak ada pengecualian yang sekecil-kecilnya terhadap peraturan
6. Cegah investigasi yang tidak perlu
7. Sistem hendaknya fleksibel dan sanggup diadaptasi dengan kondisi yang berubah.
8. Pembagian kiprah yang tepat
9. Sistem perkantoran hendaknya memperlihatkan pengawasan yang terus menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
10. Pengunaan mesin-mesin kantor yang sebaik-baiknya.
11. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya
12. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan.
13. Pekerjaan tata perjuangan harus diselengarakan hingga yang sekecil-kecilnya.
14. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.

Pentingnya Sistem Perkantoran

1. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancer.
2. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
3. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
4. Menimbulkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan.
5. Membantu dalam latihan pegawai baru.
6. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata perjuangan yang penting.

Sumber Referensi
Gering Supriyadi, Drs, M.M dan Triguno, Drs, Budaya Kerja Organanisasi Pemerintah, Lembaga Administrasi Negara - Republik Indonesia, 2001
.

Tweet

Subscribe to receive free email updates: